Elink

Inholland studenten doen onderzoek naar gebruik van eLink

De studenten van de opleiding Logistiek en Economie van Hogeschool Inholland Haarlem hebben op Schiphol onderzoek uitgevoerd naar eLink. Dit systeem is gericht op een vergroting van de efficiency binnen de luchtvrachtsector door een verdere digitalisering. Het project is uitgevoerd in samenwerking met de branchevereniging Air Cargo Netherlands (ACN) en onder begeleiding van het  lectoraat Airport en Aviation van de Hogeschool Inholland.

De studenten hebben een half jaar onderwijs genoten over het managen van het luchtvaart – en luchthaven bedrijf. Dit onderwijs is vormgegeven door middel van bedrijfsbezoeken, gastcolleges, games, het lesprogramma met bijbehorende literatuur, het onderzoek met een eindrapportage.

De hoofdvraag van het onderzoek luidt:
Wat is de weerstand bij de expediteurs tegenover het project eLink en hoe kan er een grotere acceptatie- en participatiegraad worden gerealiseerd?

ACN, KLM en de Schipholgroep hebben hierin een belangrijke bijdrage geleverd. Ook de Douane, de Marechaussee, Cargonaut, DB Schenker, SmartLOXS, Aviapartner, Panalpina, Blue Crown en vele (andere) expediteurs hebben de studenten belangrijke informatie geleverd voor deze onderzoeksopdracht. De studenten hebben bij ongeveer 20 expediteurs interviews afgenomen.

In dit artikel vindt U de belangrijkste conclusies.

Wat is eLink?

eLink is een controlesysteem dat nagaat of de luchtvrachtafhandelaar op Schiphol zendingen zonder verdere formaliteiten aan kan nemen. Daarvoor moet onder andere de vrachtbrief digitaal verstuurd zijn, evenals de douaneaangifte per ECS digitaal. Door eLink te gebruiken, kunnen de expediteur en de afhandelaar zien of de Douane de vracht nog wil controleren. Door de koppeling van zendingsgegevens aan de vrachtpas worden expediteurs en afhandelaren in staat gesteld de interne processen verder te automatiseren. Zo wordt het mogelijk gemaakt om de zgn. baliewerkzaamheden volledig digitaal te laten plaatsvinden waardoor versnelling van dit proces gerealiseerd wordt.

Samen met andere eFreight systemen kan de gehele luchtvracht papierloos worden. De Air Waybill is al papierloos waar mogelijk. De transporteur gebruikt het eLink systeem en zijn ACN pas om de vracht over te dragen zonder dat daarbij nog documenten nodig zijn. Alleen zendingen naar landen die nog niet papierloos werken zullen nog worden voorzien van de benodigde vrachtdocumenten.

Weerstand en acceptatie van eLink bij cargobedrijven

Uit verschillende interviews met de expediteurs is gebleken dat men over het algemeen positief staat tegen over het eLink project. Toch zijn er de nodige redenen waarom menig expediteur nog niet met eLink werkt. De verschillende redenen voor de weerstand op een rijtje:

• Kleinere expediteurs zijn vaak druk met hun dagelijkse werkzaamheden en er is nauwelijks ruimte om naar de informatiebijeenkomsten te gaan. Aangezien veel van de informatie tijdens deze bijeenkomsten wordt gegeven blijven de kleinere bedrijven in het ongewisse.

Hierdoor springen zij later op de eLink trein hetgeen tot onwennigheid en verrassing leidt, dus weerstand.

• De kosten en de specifieke werking van het systeem zijn dan voor deze bedrijven onduidelijk. Er zal een andere manier moeten worden bedacht om toch de volledige informatie snel en overzichtelijk over te dragen.

• Menig expediteur houdt ook liever vast aan het huidige ‘papieren’ proces. Zo hebben ook de expediteurs die eLink wel geïmplementeerd hebben, nog veel moeten doen aan de werking van eLink ondanks dat zij toch naar de bijeenkomsten waren geweest. Kortom, de voordelen zijn in zijn geheel nog overzichtelijker te maken naar andere bedrijven.

• Meerdere kleinere expediteurs wachten af met de implementatie van eLink omdat hun transporteur eLink nog niet gebruikt.  eLink is volgens sommige expediteurs beter geschikt voor bedrijven met standaard zendingen. Heeft men deze niet dan is eLink minder geschikt, denken zij.

De belangrijke andere, minder vaak genoemde, weerstanden tegen acceptatie van eLink zijn eveneens:

De voordelen en verbeteracties

Het is duidelijk geworden dat er een aantal fundamentele zaken te weinig aandacht hebben gehad bij de uitrol van eLink. Dit is voornamelijk te wijten aan de procesbegeleiding en informatievoorziening.

Volgens vele expediteurs is het grootste voordeel het totale overzicht en dat er uiteindelijk meer en een betere controle op processen wordt bewerkstelligd. De 20-25% vermindering in doorlooptijd en de besparing op papier die was aangeprezen door ACN blijkt voor de industrie geen doorslaggevende factor voor implementatie. De besparing van doorlooptijd geldt dus vrijwel alleen voor de transporteur die minder lang in de rij hoeft te staan en sneller kan doorrijden. De expediteurs zien hierbij nog niet het eigen belang hiervan. Aan de hand van bedrijfsbezoeken bij expediteurs is het wenselijk om ook de andere voordelen duidelijk te presenteren.

Bij een hernieuwde promotie van eLink zal men gedifferentieerd te werk moeten gaan. Men zal de voordelen specifiek per deelnemer in de keten moeten uitleggen en actief moeten ondersteunen met raad en daad.

De nadruk van deze promotie zou moeten liggen in de verbetering van kwaliteit en efficiency met behulp van eLink. Het systeem zorgt voor meer overzichtelijkheid in het proces. Hierdoor hoeft er minder tijd te worden besteed aan nacontrole en audits waardoor de tijd efficiënter kan worden besteed. De kwaliteit wordt verhoogd doordat iedere stap door het proces wordt gecontroleerd, dit garandeert een zekere mate van kwaliteit naar de klanten toe. Het assisteert ook in e-security en het behalen en behouden van de AEO certificatie.

Ook kan er meer focus op het promoten van andere voordelen. Dit zijn dus een beter overzicht, minder papierwerk, hogere kwaliteit en dat er efficiënter kan worden gewerkt.

eLink kan daarbij niet als een op zichzelf staand product worden beschouwd. Het werkt pas optimaal samen met gerelateerde tools zoals DGVS, ECS en e-freight. Pas wanneer van al deze zaken gebruik wordt gemaakt worden de voordelen van eLink echt aantoonbaar. Daarom is het belangrijk om hier als concept naar te kijken en niet ieder onderdeel apart te benaderen.

Ten slotte zal er ook transparanter moeten worden gecommuniceerd. Kosten dienen openbaar te zijn voor potentiële gebruikers en ook de benodigdheden om het systeem te implementeren dient vanuit Cargonaut duidelijker te worden gecommuniceerd. Dit zal bijdragen aan de verheldering en veel vraagtekens wegnemen die momenteel heersen bij veel expediteurs. Ook geeft de transparantie van dergelijke gegevens meer vertrouwen aan bedrijven om de stap te nemen en wordt de drempel verlaagd.

De verschillende rapporten van de studenten zijn opvraagbaar bij ACN of bij het lectoraat van de hogeschool Inholland. Een aanvraag naar giovanni.douven@inholland.nl is voldoende en de rapporten kunnen digitaal ter beschikking worden gesteld.

Giovanni Douven

Lectoraat airport & aviation
Factsheet Elink : Download