ECS

ECS PROCEDURE SCHIPHOL:

1. Meld het MRN bij Cargonaut
2. Kruis ECS aan op de ACN-bon
3. Lever geen papieren EAD meer aan bij de afhandelaar

Anders is uw aanlevering Not Ready for Carriage en dit kan betekenen dat de afhandelaar de zending weigert.

Wat is ECS?
Goederen die geëxporteerd worden, staan onder toezicht van de Douane. Daarvoor is het Export Controle Systeem (ECS) gebouwd. Met dit nieuwe computersysteem (dat ook wel ECS Uitgaan wordt genoemd) kan de Douane controleren of de zending echt de Europese Unie verlaten heeft.
Het ECS vervangt het derde exemplaar van de papieren uitvoeraangifte. De wetgever verplicht het bedrijfsleven het gehele uitgaansproces elektronisch te laten verlopen. De Douane stopt helemaal met het verwerken van papieren EAD’s per 31 januari 2010.

Hoe gaat ECS in de praktijk?
De verlader of de expediteur doet een exportaangifte via Sagitta. Hij krijgt dan een zogenaamd MRN nummer met een barcode. Dit MRN nummer moet, voor de aanlevering bij de afhandelaar, gemeld worden aan het ECS-systeem. Dit kan op drie manieren:
1. vermelding van de MRN Nummer in het DGVS-bericht (alleen voor DGVS deelnemers). Na ontvangst van het uitslagbericht stuurt DGVS automatisch het MRN nummer aan het ECS-systeem.
2. melding via de webportal van Cargonaut (zie www.cargonaut.nl, keuze “inloggen”)
3. melding door inzending van het EDI bericht “Notification of Export”

De expediteur (of de vervoerder) doet dat voor alle vracht die via Schiphol de EU verlaat. Melding moet gebeuren vóór aanlevering van de goederen bij de afhandelaar!

De expediteur (of de vervoerder) moet op de ACN-bon vermelden dat de ECS melding is gedaan. Op de nieuwe ACN-bon is daarvoor een speciaal vakje beschikbaar. De zending is dan Ready for Carriage (zie hieronder) en de exportovereenstem¬mings¬controle vindt automatisch plaats.

Op basis van alle ontvangen MRN-nummers maakt Cargonaut voor elke vlucht die vanaf Schiphol de EU verlaat, een MRN-manifest en geeft dat door aan het ECS. Daarna stuurt de Douane een bevestiging naar de oorspronkelijke aangever dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgegaan.
Deze “confirmation of exit” is van belang als bewijs voor toepassing van het BTW 0 tarief door de exporteur.

Voorwaarde voor Deelname aan ECS
Expediteurs dienen een vergunning voor ECS te hebben. Dit is de vergunning elektronisch berichtenverkeer uitgaan. Een aanvraagformulier voor deze vergunning kan worden gedownload op www.douane.nl onder “Downloaden” -> “ECS Uitgaan”. Het ingevulde formulier wordt gezonden naar de Nationale Helpdesk Douane/Team Vergunningen (adresgegevens staan op het aanvraagformulier vermeld).

Uitzonderingen:
• Dom.proc.: Toepassing van de schriftelijke domiciliëringsprocedure uitvoer blijft tot 1 januari 2011 mogelijk, mits de vergunninghouder in Nederland is gevestigd en de goederen de EU verlaten via een in Nederland gelegen douanekantoor van uitgang.

Ready for Carriage:
Op Schiphol hebben de afhandelaars en expediteurs afgesproken dat de expediteur (of de vervoerder) de ECS melding doet en dat aankruist op de ACN-bon. Daarom staat sinds 1 oktober 2008 in de Ready for Carriage eisen dat alle douaneformaliteiten gedaan zijn. De afhandelaar controleert alleen nog of de juiste vakjes op de ACN-bon zijn aangekruist. Op de nieuwe ACN-bon zijn speciale vakjes beschikbaar, de oude mag vanaf 1 juli 2009 niet meer gebruikt worden.

ECS is al maanden operationeel en er is geen enkele reden om geen ECS meldingen te doen. De afhandelaren kunnen niet-gemelde zendingen weigeren of administratiekosten doorbelasten.

Wanneer er géén ECS op de ACN-bon staat, kan de afhandelaar alsnog de melding doen, anders moet er later nog een alternatief bewijs van uitvoer komen. Er kunnen zelfs problemen ontstaan bij het vertrek van het vliegtuig. Bij controle zal de Douane eerst de afhandelaar benaderen voor het leveren van een alternatief bewijs van uitvoer. Dit leidt tot overlast en administratiekosten bij de afhandelaar.